Acquérir ou remplacer son logiciel

Si les grandes enseignes ont vite compris les bénéfices qu’elles pouvaient tirer des logiciels de gestion, nombre de marques et de détaillants du secteur de la mode s’en sont équipés également car il n’y a pas de « petites boutiques » mais des commerces qui font des bénéfices et d’autres qui ont trop de pièces invendues ou de clients non relancés ! La question n’est donc plus pourquoi, mais comment – mieux – s’informatiser ?

Tout d’abord il est important de n’avoir aucun à priori sur les technologies numériques, car elles sont devenus l’allié indispensable de tout chef d’entreprise, en apportant des réponses innovantes et efficaces à chacune de ses questions. Et c’est particulièrement vrai pour le commerçant qui doit piloter son affaire en anticipant les ventes, surveillant ses stocks, en veillant sur ses vendeurs tout en conservant une attention à ses clients ! Une performance rendue possible en gardant un œil sur son écran – tactile de préférence – afin d’avoir en permanence toutes les informations délivrés par un logiciel spécifiquement paramétré. Tour d’horizon des questions qu’il faut se poser avant de s’équiper.

Bien définir ses besoins

Le logiciel encaissement Phimag fait à la fois office de logiciel de caisse, de logiciel de vente, de logiciel d’encaissement et de gestion de stock. Avant tout, il est nécessaire de réaliser une étude sérieuse de vos besoins. Si tous les logiciels permettent la gestion des stocks comme des encaissements, tous ne le font pas spécifiquement pour les métiers du secteur de la mode et si certains sont intuitifs, d’autres peuvent se révéler être de véritables « usines à gaz », surtout si vous n’êtes pas encore équipé ou pas forcément à l’aise avec un logiciel. Toutefois les programmes leader dans l’équipement des boutiques de mode, tel que PHIMAG, offrent beaucoup de souplesse, d’intuitivité et surtout, ce type de « logiciel métier » appelé aussi progiciel, est parfaitement adapté au fonctionnement des magasins de mode. Ainsi le commerçant, même néophyte en informatique mais qui connait bien son métier, retrouvera assez facilement tous ses actes de gestion à portée de souris ou à partir de l’écran tactile. Le logiciel deviendra vite indispensable pour la gestion courante et surtout il se révélera être d’une aide précieuse lors de la prise de décisions. Combien de paires de chaussures dois-je acheter dans ce type de modèle ? Comment répartir mes différents budgets d’achats entre les marques ? Quel est mon taux de sortie ? Quel chiffre d’affaires pourrais- je escompter lors de ma prochaine campagne SMS ou e-mailing ? Des réponses à des projections ou des chiffres instantanés, comme le montant du stock ou le nombre de clients actifs ou absents… qui vous permettront de savoir à tout moment où vous en êtes et quelles actions à engager pour « faire du chiffre » ou remonter le taux de marge par exemple. Si le programme doit être efficace lors des encaissements, où l’on attend rapidité d’exécution et intuitivité afin de faciliter les passages en caisse, il doit délivrer des statistiques fiables et pertinentes lorsque l’on passe en mode gestion (stock, analyses des ventes, inventaire,…).

Un pré-requis nécessaire, mais pas suffisant. Gérer c’est bien, anticiper c’est mieux, surtout en période de crise et dans un univers aussi concurrentiel que la mode. Dés lors, il faut bien s’assurer que les fonctions marketing tels que la gestion de la fidélité ou l’envoi de texto sont bien comprises – en série – dans le logiciel. Enfin et surtout dans le secteur de la mode, le logiciel doit être parfaitement adapté au métier (gestion des tailles, coloris, pointures, bonnets, matières…) et ce pour la gestion d’une ou plusieurs boutiques, tout en intégrant un éventuel site e-commerce. Tout un programme ! Un programme qui doit suivre l’évolution de votre entreprise et qu’il n’est pas facile, mais nécessaire de changer lorsque l’on n’a pas pris les bonnes décisions.

Bien choisir son prestataire

Nombreux sont les logiciels capables de gérer le stock et les encaissements d’un magasin. Cependant, une fois que l’on confronte ces programmes aux besoins précis des boutiques de mode et que l’on demande des références vérifiables… la liste est beaucoup plus courte. À cela s’ajoute d’autres critères tel que le prix. Sachant qu’il faut compter environ 1 200 € pour acquérir un logiciel efficace et doté de toutes les fonctionnalités indispensables au secteur de la mode et que le dirigeant comme les employés passent nombre d’heures en sa compagnie, le critère du prix est à relativiser. Quid d’une économie de quelques centaines d’euros si vous devez ensuite perdre des heures en utilisation. Méfiez vous aussi des options qui peuvent doubler, voire tripler le coût d’achat initial, tout comme lorsqu’il faut racheter ensuite « un vrai logiciel métier », sans compter les ressaisies et autres pertes de temps.

Le choix d’un programme de gestion demande un peu de temps, une vraie réflexion et une démonstration détaillée sur les points précis que vous avez listés auparavant. C’est à ce moment là que vous allez découvrir, preuve à l’appui, si le logiciel est adapté à la gestion de votre commerce. C’est aussi au cours de la démonstration que vous pourrez jauger de la proximité de votre prestataire, sachant qu’il faut entendre par là, proximité avec votre métier et vos attentes. Car la proximité régionale, si elle peut avoir un côté rassurant du point de vue psychologique, ne garantit pas du tout la connaissance métier du revendeur informatique. Or, vous avez besoin « d’un expert » et votre logiciel comme votre prestataire doivent être parfaitement formé aux spécificités de votre métier. La gestion d’un commerce de mode requiert certaines caractéristiques telles que la prise en compte des tailles, des coloris, voire de la pointure ou de la profondeur de bonnets. A cela s’ajoute le volet marketing, qui diffère aussi d’un métier à l’autre, aussi dans le secteur de la mode on privilégiera une société spécialisée telle que Solutions Boutiques. Et, si votre futur partenaire n’est pas installé dans votre région, il pourra vous inviter à découvrir une démonstration en ligne, voire même des sessions d’e-formation, souvent  plus performantes qu’un cour magistral. Ayez toujours à l’esprit que vous allez travailler avec cette société de services informatiques pendant des années, qu’elle vous prodiguera des conseils lorsque vous allez lancer des opérations marketing ou qu’elle sera à vos côtés pendant les inventaires, sans oublier la qualité du service hotline. L’assistance et l’aide à l’utilisation du logiciel est primordiale, tandis que les pannes de matériels sont désormais bien rares. Du reste il n’est pas difficile de trouver « un informaticien de quartier » pour réparer un disque dur, voire de souscrire lors de la vente, une garantie sur site de 3 ans.

Enfin, n’envisagez pas l’acquisition – ou le remplacement – d’un progiciel comme un problème ou comme une action que l’on peut reporter d’année en année. Un bon système de gestion offre des solutions bien concrètes, en optimisant le stock par exemple, ce qui va mécaniquement améliorer la marge et la trésorerie, ou dans la conduite des opérations marketing, ce qui va permettre une augmentation significative des ventes. Surtout, il va vous faciliter la vie, on ne compte plus les témoignages de commerçants, qui pour certains étaient plus que sceptiques et qui aujourd’hui ne pourraient plus se passer de leur logiciel paramétré selon la configuration de leur magasin.